ব্যাঙ্ক দলিলগুলি পৃথক ফোল্ডারে টাইপ করে এবং প্রায়শই কালানুক্রমিক ক্রমে সংরক্ষণ করা হয়। নির্বাচনটি ডকুমেন্টেশন গঠনের জন্য দায়ী কর্মচারী দ্বারা পরিচালিত হয়। একটি বিশেষ কমিশন মেয়াদোত্তীর্ণ নথি ধ্বংস করার বিষয়ে আলোচনা করে।
ব্যাংকের ডকুমেন্টগুলির স্টোরেজ উভয়ই ব্যাংক নিজে এবং যে সংস্থাগুলি অ্যাকাউন্ট রাখে তাদের দ্বারা পরিচালিত হয়। একটি প্রতিষ্ঠানের স্টোরেজ ক্রম অন্য প্রতিষ্ঠানের ক্রম থেকে কিছুটা পৃথক হতে পারে।
সংস্থাগুলিতে ব্যাংক নথি কীভাবে সংরক্ষণ করা হয়
সংস্থায় থাকা ব্যাংক থেকে প্রাপ্ত নথিগুলি আর্থিক লেনদেন পরিচালনার বিষয়টি নিশ্চিত করে এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে প্রতিফলিত হয়। তাদের সঞ্চয় স্থানটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগ, যার কর্মীরা অ্যাকাউন্ট এবং ব্যাংকের প্রসঙ্গে পৃথক ফোল্ডারে টাইপ করে সমস্ত কাগজপত্র ভাগ করতে পারে। যদি কোনও এন্টারপ্রাইজে বেশ কয়েকটি বর্তমান অ্যাকাউন্ট থাকে, তবে প্রত্যেকের জন্য একটি পৃথক ফোল্ডার তৈরি করা হয়, যদি কোনও মুদ্রা অ্যাকাউন্ট হয়, তবে অ্যাকাউন্টের মুদ্রাটি কভার এবং মেরুদণ্ডে নির্দেশিত হয়। প্রতিটি অ্যাকাউন্টের বিবৃতি রেকর্ড করতে কালানুক্রমিক ক্রম ব্যবহার করা হয়। প্রতিটি বিবৃতিতে অর্থ প্রদানের নথি এবং প্রতিটি লেনদেনের দিনের জন্য অর্থ প্রদানের ন্যায়সঙ্গত সমন্বয়ে একটি বাইন্ডার থাকে।
অর্থ প্রদানের চালানের জন্য পৃথক ফোল্ডার তৈরি করা হয়। মুদ্রা নিয়ন্ত্রণের নথিগুলি পৃথক ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা হয়, যেখানে আপনি মুদ্রা অ্যাকাউন্টগুলির সাথে কাজ করার সমস্ত তথ্য সন্ধান করতে পারেন। আমরা লেনদেনের পাসপোর্ট, সম্পাদিত কাজ বা পরিষেবার নিশ্চিতকরণের শংসাপত্র, বৈদেশিক মুদ্রার লেনদেনের শংসাপত্র এবং অন্যান্য সম্পর্কে কথা বলছি। ডকুমেন্টেশনের ভলিউম যদি ছোট হয় তবে নথির নম্বর, পরিমাণ এবং তারিখ নির্দেশ করে পর্যাপ্ত রেজিস্টার থাকবে।
কীভাবে বাণিজ্যিক ব্যাংকগুলিতে নথি সংরক্ষণ করা হয়
এই প্রতিষ্ঠানগুলি ব্যাংকের আর্থিক এবং অর্থনৈতিক ক্রিয়াকলাপ এবং ক্লায়েন্টদের নিষ্পত্তি এবং প্রদানের নথিগুলি নিশ্চিত করে নথি সংরক্ষণ করে। তাদের জন্য দায়বদ্ধতা পরিচালক এবং প্রধান হিসাবরক্ষকের উপর। কাগজ এবং ইলেকট্রনিক উভয় দস্তাবেজ স্টোরেজ সাপেক্ষে। আপনার যে বিশেষ অনুমতি নিতে হবে সেই অ্যাক্সেসের জন্য কাগজপত্রগুলি একটি বিশেষ স্টোরেজ সুবিধার মধ্যে রাখা হয়। অনুমতিটি অবশ্যই প্রধান হিসাবরক্ষক বা তার ডেপুটি দ্বারা স্বাক্ষর করতে হবে।
মেমোরিয়াল ডকুমেন্টেশন ফাইলিং প্রতিদিন পরিচালিত হয়, এর জন্য একটি পৃথক ফোল্ডার স্থাপন করা হয়েছে, যাতে নথিগুলিও কালানুক্রমিকভাবে সংরক্ষণ করা হয়। নির্বাচনটি এমন কোনও কর্মচারী দ্বারা পরিচালিত হয় যিনি আর্থিক ডকুমেন্টেশনের সঠিক গঠনের জন্য দায়বদ্ধ। অন্যান্য ফোল্ডারগুলিতে নগদ আর্থিক কাগজপত্র এবং কাগজপত্র থাকে যা গ্রাহকের আমানতের তথ্য প্রতিবিম্বিত করে। মূল্যবান ধাতুগুলির সাথে অপারেশন সম্পর্কিত তথ্যযুক্ত নথিগুলি পৃথক ফোল্ডারে ফাইল করা হয়।
প্রতিটি কাগজের নিজস্ব শেল্ফ লাইফ থাকার কারণে বিভিন্ন ফোল্ডারে নির্দিষ্ট ধরণের ডকুমেন্ট স্থাপন করার প্রয়োজন হয়। এটি বৈদ্যুতিন আকারে নথি সংরক্ষণের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। মেয়াদোত্তীর্ণ স্টোরেজ পিরিয়ড সহ নথিগুলির ধ্বংসের জন্য, একটি বিশেষ কমিশন একত্রিত হয়, যার সদস্যরা প্রতিটি কাগজ দেখে এবং তারপরে একটি বিশেষ আইন পূরণ করে, যা নিশ্চিত করে যে মেয়াদোত্তীর্ণ স্টোরেজ সময়কালের নথিগুলি ধ্বংস হয়ে গেছে।
