সংরক্ষণাগারে মামলার প্রস্তুতি এবং জমা দেওয়া কার্যপ্রবাহের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। তাদের নিবন্ধকরণ দস্তাবেজগুলি দায়ের করার মুহুর্ত থেকেই সংস্থায় শুরু হয় এবং ক্যালেন্ডার বছর বা স্টোরেজ পিরিয়ডের শেষে সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত হওয়ার সাথে শেষ হয়। কিছু ক্ষেত্রে ফাইলগুলি এক বছরের বেশি সময় ধরে রাখা হয়। এর মধ্যে রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, কর্মীদের রেকর্ড সম্পর্কিত নথিগুলি।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সংরক্ষণাগারে মামলা দায়েরের পদ্ধতি যাতে খুব বেশি সময় না নেয়, আপনার বর্তমান কর্মপ্রবাহের সময় তাদের নিবন্ধকরণের নিয়মগুলি মেনে চলতে হবে। স্থায়ী বা অস্থায়ী স্টোরেজের জন্য সংরক্ষণাগারগুলিতে কেস স্থানান্তর করার সময়, আপনাকে কার্যকরী নির্দেশাবলী দ্বারা সরবরাহ করা থাকলে নথি, নম্বরপত্রক, একটি চূড়ান্ত শিলালিপি আঁকতে হবে এবং অভ্যন্তরীণ তালিকাও আঁকতে হবে।
ধাপ ২
একই সাথে সংগঠন বা এন্টারপ্রাইজের নাম, মামলার নাম অনুসারে সূচক, মামলা খোলার এবং শেষ হওয়ার তারিখ, পাশাপাশি স্টোরেজ পিরিয়ডটি ফাইলের শিরোনাম পৃষ্ঠায় নির্দেশিত হয় সংরক্ষণাগার পর্যন্ত।
ধাপ 3
সংরক্ষণাগারভুক্ত করার জন্য নথিগুলি পৃথক হার্ডকভার ফোল্ডারে ফাইল করা হয়। নিয়ম হিসাবে নথিটি যদি বিশেষ মূল্যবান হয় তবে এটি সেলাই করা হয় না, তবে একটি ফাইল বা খামে রাখা হয় এবং কেসের সাথে সংযুক্ত থাকে। সেলাইযুক্ত এবং সংখ্যাযুক্ত কেস শেষে, একটি প্রমাণীকরণ শীট স্থাপন করা হয়, এবং শুরুতে - একটি অভ্যন্তরীণ তালিকা। এই ক্ষেত্রে, মামলার বেধ 40 মিমি অতিক্রম করা উচিত নয়, এবং শীটের সংখ্যা 250 এর বেশি হওয়া উচিত নয়।
পদক্ষেপ 4
আর্কাইভে স্থায়ীভাবে পাশাপাশি অস্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা হলেও 10 বছরেরও কম নয় এমন ক্ষেত্রে, সংরক্ষণাগারগুলিতে মামলা স্থানান্তর করার জন্য একটি তালিকা তৈরি করা হয়। একই সময়ে, কর্মীদের রেকর্ড সম্পর্কিত নথিগুলির জন্য একটি আলাদা তালিকা তৈরি করা হয়। এর মধ্যে কেসের নাম প্রবেশ করানো হয়, যার প্রত্যেককে একটি ক্রমিক নম্বর দেওয়া হয়, এবং একটি নামকরণ কোডও নির্দেশিত হয়। সংস্থাগুলির সংরক্ষণাগারগুলিতে থাকা ফাইলগুলি নকল করে তৈরি করা হয়। ফাইলগুলি যদি রাষ্ট্রের সংরক্ষণাগারগুলিতে স্থানান্তর করতে হয় তবে তার চারটি অনুলিপি থাকা উচিত।
পদক্ষেপ 5
10 বছরেরও কম সময় সম্পন্ন হওয়ার পরে স্টোরেজ সাপেক্ষ বিষয়গুলি সংগঠনের পরিচালনার বিবেচনার ভিত্তিতে সংরক্ষণাগারভুক্ত করা যেতে পারে। মামলাগুলি জমা দেওয়ার প্রয়োজন আর্কাইভের কাজের চাপ, পুরানো নথিতে অ্যাক্সেসের ফ্রিকোয়েন্সি ইত্যাদির উপর নির্ভর করবে submit
