এন্টারপ্রাইজ দ্বারা সমাপ্ত চুক্তির স্টোরেজ শর্তগুলি শিল্পের মান এবং নিয়ামক দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় না, তাই প্রায়শই প্রশ্নটি দেখা দেয় যে কীভাবে তাদের ক্ষতি এড়ানো যায় এবং সঠিক সঞ্চয়স্থান এবং অ্যাকাউন্টিংকে কীভাবে সংগঠিত করা যায়। এই ইস্যুটির সর্বাধিক যুক্তিসঙ্গত সমাধান হ'ল একটি নির্দিষ্ট উদ্যোগের কর্পোরেট আইন জারি করা, যা এই নথিগুলির প্রস্তুতি, উপসংহার এবং সংরক্ষণের পদ্ধতি নির্ধারণ করবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
যদি আপনার সংস্থা তৃতীয় পক্ষের সংস্থাগুলির সাথে অনেক কাজ করে এবং চুক্তির সংখ্যাটি উল্লেখযোগ্য হয়, তবে অফিস বা অফিস বিভাগের কাছে তাদের সঞ্চয়স্থান অর্পণ করা বুদ্ধিমানের কাজ। এটি বেশ সুবিধাজনক, যেহেতু এটি অফিসে যেহেতু মাথা দ্বারা স্বাক্ষরিত এবং ঠিকাদারদের দ্বারা প্রেরিত সমস্ত নথি নিবন্ধভুক্ত রয়েছে। মৃত্যুদন্ড প্রাপ্ত চুক্তির নিবন্ধনের পরে অফিসের কর্মচারীদের অবশ্যই প্রয়োজনীয় সংখ্যক কপি তৈরি করতে হবে এবং দায়বদ্ধ নির্বাহকদের হাতে বিতরণ করতে হবে এবং নথির মূলগুলি একটি বিশেষভাবে নির্দিষ্ট জায়গায় রাখতে হবে।
ধাপ ২
যদি আপনার সংস্থাটি ছোট এবং আপনার কাছে কোনও কেরানী বিভাগ নেই, তেমনি একজন দায়িত্বরত কেরানীও রয়েছে তবে গুরুত্বপূর্ণ তবে খুব কমই ব্যবহৃত চুক্তি যেমন উদাহরণস্বরূপ, ভাড়া বা রিয়েল এস্টেট কেনার ক্ষেত্রে, আইনী বিভাগের সাথে বরাবর রাখা বোধগম্য হয় সংস্থার উপাদান এবং আইনী নথি। অ্যাকাউন্টিং বিভাগ, যা তাদের উপর হিসাব করে, এই চুক্তির অনুলিপি সরবরাহ করা উচিত। একই স্থানে, অ্যাকাউন্টিং বিভাগে, সরবরাহকারীর সরবরাহ, পরিষেবা এবং কাজের একাউন্টের প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের এক প্রকারের হিসাবে চুক্তি, সেটেলমেন্ট, অর্থ প্রদানের শর্তাদি বা ধ্রুবক পর্যায়ক্রমিক অর্থ প্রদান (ইউটিলিটি বিল, যোগাযোগ) প্রয়োজন।
ধাপ 3
যাই হোক না কেন, সমস্ত চুক্তির নিজস্ব, অভ্যন্তরীণ নিবন্ধকরণ থাকতে হবে এবং তাদের প্রত্যেককে অবশ্যই একটি নম্বর অর্পণ করতে হবে যার মাধ্যমে এটি বৈদ্যুতিন চুক্তি রেজিস্টারে প্রবেশ করবে। এই লগটি এক্সেল স্প্রেডশিটে করা যেতে পারে। বৈদ্যুতিন জার্নাল ছাড়াও, এই চুক্তিগুলি জারি করার একটি কাগজ-ভিত্তিক রেজিস্টার রাখা দরকার, যা চুক্তির মূল দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তাদের মধ্যে কখন এবং কাকে হস্তান্তরিত হয়েছিল তা প্রতিফলিত করবে। এই জার্নালে অবশ্যই দায়বদ্ধ নির্বাহকের স্বাক্ষরের জন্য ক্ষেত্রগুলি থাকতে হবে, সুরক্ষার জন্য চুক্তির প্রাপ্তি এবং বিতরণের সত্যতা নিশ্চিত করে।
পদক্ষেপ 4
চুক্তিগুলির সাথে চুক্তিগুলি সহ চুক্তির জন্য কাজ করার পদ্ধতি বর্ণনা করুন চুক্তি প্রস্তুতকরণ, সমাপ্তি এবং সংরক্ষণের পদ্ধতি সম্পর্কে এবং এন্টারপ্রাইজের প্রধান কর্তৃক অনুমোদিত।
