এন্টারপ্রাইজ ডকুমেন্টেশন অবশ্যই রাখতে হবে। অন্যান্য ব্যবসায়ের কাগজপত্রগুলির মধ্যে পণ্য সরবরাহের জন্য প্রয়োজনীয় চুক্তিটি সন্ধান করা সহজ করার জন্য, তাদের জন্য আলাদা শেল্ফ বা ফোল্ডার তৈরি করা উপযুক্ত। তবে শুধু তাই নয়। চুক্তিগুলি নিজেরাই প্রবাহিত করা দরকার।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনি পরিষ্কার করতে এবং সেগুলি মূল্যায়ন করতে চান এমন সমস্ত চুক্তি সংগ্রহ করুন। তারা কতবার উপসংহারে পৌঁছে যায় এবং কোন অংশীদারের সাথে মনোযোগ দিন। এটি আপনাকে কীভাবে দস্তাবেজগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করা যায় তা চয়ন করতে সহায়তা করবে।
ধাপ ২
যদি অনেক অংশীদার থাকে তবে তাদের সমাপ্তির তারিখ অনুসারে চুক্তিগুলি অর্ডার করার পদ্ধতিটি আরও উপযুক্ত। যদি দীর্ঘ সময় ধরে একই সংস্থাগুলির সাথে চুক্তিগুলি সমাপ্ত হয়, তবে সেগুলি পাল্টা দলগুলির দ্বারা পৃথক বিভাগে (ফোল্ডার) বিভক্ত করা যেতে পারে। এবং কিছু ক্ষেত্রে, অংশীদার সংস্থাগুলির নাম অনুসারে কেবল বর্ণমালা অনুসারে চুক্তিগুলি সাজানো যথেষ্ট।
ধাপ 3
আপনি যে কোনও পদ্ধতি বেছে নিন, মনে রাখবেন যে বিশাল ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করতে খুব অসুবিধে হয়। চুক্তিগুলি পর্যালোচনা করুন এবং সাধারণ স্ট্যাক থেকে মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে এমনগুলি সরান। তাদের জন্য একটি পৃথক ফোল্ডার তৈরি করুন। এই জাতীয় চুক্তিগুলি প্রায়শই সময়ে সময়ে শুধুমাত্র যোগাযোগ করা হয়; দৈনন্দিন কাজের জন্য তাদের প্রয়োজন হয় না।
পদক্ষেপ 4
কালানুক্রমিক ক্রমে চুক্তির ব্যবস্থা করার সময়, রেকর্ড বজায় রাখা এবং সংরক্ষণের সাধারণ নীতিগুলি মেনে চলুন। যে ফোল্ডারে প্রায়শই ব্যবহৃত হয়, তাদের মধ্যে সম্প্রতি সমাপ্ত চুক্তিগুলি শীর্ষে অবস্থিত। নীচে তৈরির পূর্বের তারিখ সহ নথি রয়েছে। সংরক্ষণাগারে ফাইল করার সময়, বিপরীতে, প্রথমটি শীর্ষে থাকা উচিত এবং সর্বাধিক সমাপ্ত সমাপ্ত চুক্তিটি নীচে হওয়া উচিত।
পদক্ষেপ 5
এক বিভাগ থেকে অন্যের থেকে দৃশ্যমানভাবে পৃথক করতে চিহ্নিতকারী, ট্যাগ, বুকমার্ক এবং অন্যান্য স্টেশনারী ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে এই জাতীয় প্রেরকগুলি ফোল্ডারে স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান visible এটি প্রয়োজনীয় নথিগুলির সন্ধানে ব্যাপকভাবে সহায়তা করবে।
পদক্ষেপ 6
পণ্য সরবরাহের জন্য সমস্ত চুক্তিগুলি একটি ফোল্ডারে একটি উপযুক্ত উপায়ে নির্ধারিত হওয়ার পরে, নথিগুলির একটি রেজিস্টার আঁকতে ভুলবেন না। এটি কভারে রাখুন বা সমস্ত চুক্তির উপরে একটি ফোল্ডারে রাখুন। রেজিস্ট্রি ফাঁকা লাইন ছেড়ে। কোনও নতুন চুক্তি বিনিয়োগ করার সময়, রেজিস্টারটিতে এটি সম্পর্কিত তথ্য লিখুন।
