অর্থ প্রাপ্তির উপর ভিত্তি করে যে কোনও দলিলের সঠিক ফর্মটি পূরণ করতে হবে। সংস্থাটি যদি কোনও প্রয়োজনে কর্মচারীকে তহবিল সরবরাহ করে তবে অগ্রিম প্রতিবেদন পূরণ করে তাদের জন্য রিপোর্ট করা প্রয়োজন।
অ্যাডভান্স স্টেটমেন্টটি কার সম্পূর্ণ করা উচিত
পরিচালক ঠিক তেমন কোনও কর্মীকে সংস্থায় অর্থ দিতে পারেন না। প্রাথমিকভাবে, পরবর্তী রিপোর্টের সাথে অগ্রিম তহবিল পাওয়ার যোগ্য কর্মচারীদের একটি তালিকা নির্ধারণ করা উচিত। এই জন্য এটি আঁকা এবং একটি বিশেষ আদেশ জারি করা প্রয়োজন।
কোনও অধীনস্থ কোনও ব্যবসা পরিচালনার জন্য যদি তহবিলের প্রয়োজন হয় তবে তাকে অবশ্যই পরিচালককে একটি ফ্রি-ফর্ম বিবৃতি প্রদান করতে হবে। প্রয়োজনীয় পরিমাণ এবং যে উদ্দেশ্যে অর্থের জন্য অনুরোধ করা হয়েছে তা নির্দেশ করা আবশ্যক। যদি পরিচালক বিবৃতিটির সাথে একমত হন, তবে তিনি ব্যক্তিগতভাবে বিবৃতিতে স্বাক্ষর করেন এবং নির্দেশ দেন যে তিনি কত তহবিল নিতে এবং কত দিন ধরে অনুমতি দেন।
এটি উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ যে নগদ কেবলমাত্র এমন কোনও কর্মচারীকে প্রদান করা যেতে পারে যিনি ইতিমধ্যে সমস্ত প্রাপ্ত পরিমাণের জন্য ইতিমধ্যে সম্পূর্ণ রিপোর্ট করেছেন।
কখনও কখনও কোনও কর্মচারীর একটি পাওয়ার অব অ্যাটর্নি প্রয়োজন হতে পারে যা প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে প্রতিষ্ঠিত মডেল নং এম -2 বা নং এম -2 এ অনুসারে জারি করতে হবে। এই ফর্মগুলি 1997 সালে রাশিয়ান ফেডারেশনের ফেডারাল স্টেট স্ট্যাটিস্টিকস সার্ভিসের একটি ডিক্রি দ্বারা অনুমোদিত হয়েছিল।
সংস্থার অ্যাকাউন্টিং বিভাগে জারি করা অর্থের জন্য, কর্মচারীকে অবশ্যই রিপোর্ট করতে হবে। একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা রয়েছে যাতে আপনাকে ব্যয় প্রতিবেদন পূরণ করতে হবে এবং জমা দিতে হবে। আবেদন ফরমের উপর প্রতিষ্ঠানের প্রধান দ্বারা নির্ধারিত সময়সীমা শেষ হওয়ার 3 দিন পরে।
যদি ভ্রমণের প্রয়োজনে কর্মচারীকে তহবিল সরবরাহ করা হয়, তবে ব্যবসায়ের ট্রিপ থেকে ফিরে আসার পর পরবর্তী 3 কার্যদিবসের মধ্যে তাকে অবশ্যই তার অ্যাকাউন্ট করতে হবে।
ব্যয় প্রতিবেদনের জন্য ব্যয় কীভাবে নিশ্চিত করা হয়
যদি কর্মচারীর কাছে অর্থ বাকী থাকে, তবে তিনি কেবল ক্যাশিয়ারের কাছে এটি ফিরিয়ে দিতে সক্ষম হবেন না। প্রথমত, আপনাকে সমস্ত দস্তাবেজ সংগ্রহ করতে হবে যা নিশ্চিত করে যে তাদের প্রয়োজনের জন্য অর্থটি ঠিকভাবে ব্যয় করা হয়েছিল। এগুলি নগদ এবং বিক্রয় প্রাপ্তি, ভ্রমণের টিকিট, প্রাপ্তি, আইন এবং কঠোর প্রতিবেদনের অন্যান্য ফর্ম হতে পারে।
এই জাতীয় প্রতিটি নথি পাওয়ার পরে, তারিখ, পরিমাণ এবং বিশদটি যথোপযুক্ত কিনা তা খতিয়ে দেখা জরুরি।
কর্মচারীর অ্যাকাউন্টিং বিভাগে সমস্ত নথি জমা দিতে হবে।
ব্যয়ের প্রতিবেদনটি ভুলভাবে পূরণ করা হলে কী হয়
যদি কর্মচারী ভুলভাবে 3 দিনের মধ্যে শেষ করে বা অগ্রিম প্রতিবেদন সরবরাহ না করে, তবে তদারকি কর্তৃপক্ষ প্রাপ্ত তহবিলগুলিকে আয়ের হিসাবে বিবেচনা করবে, যার উপর এটি বীমা প্রিমিয়াম এবং ব্যক্তিগত আয়কর গণনা করা প্রয়োজন। যদি পরবর্তী সময়ে কর্মচারী সমস্ত প্রয়োজনীয় কাগজপত্র এবং একটি প্রতিবেদন সরবরাহ করে তবে অ্যাকাউন্টেন্টেন্টকে পুনরায় গণনা করা দরকার।
সংস্থার একজন অনুমোদিত কর্মচারী কর্মচারীর বেতন থেকে, যে পরিমাণ প্রতিবেদন জমা দেননি, তা জমাতে পারেন।
অগ্রিম রিপোর্ট আঁকার জন্য বেসিক নিয়ম
নিম্নলিখিত বিধিগুলি ব্যয় রিপোর্টের বিধানের কেন্দ্রবিন্দুতে রয়েছে:
- অগ্রিম রিপোর্ট ব্যয় করা পরিমাণ নিশ্চিত করে নথি দ্বারা সমর্থন করা আবশ্যক।
- ব্যবসায়িক ট্রিপ শেষ হওয়ার পরে, ব্যবস্থাপক দ্বারা নির্দিষ্ট সময়সীমা বা অসুস্থতা বা ছুটির পরে কাজ করতে যাওয়ার মুহুর্ত থেকে নথিগুলি অবশ্যই কার্যদিবসের 3 কার্যদিবসের পরে জমা দিতে হবে না।
- একটি প্রতিবেদন একটি বিশেষ ফর্ম নং এও -1 এ টানা হয়েছে। এটি অগ্রিম প্রতিবেদনের ফর্মটিও ব্যবহার করার অনুমতি রয়েছে, যা সংগঠনের প্রধান অনুমোদিত approved
- ব্যয়ের প্রতিবেদনটি অনুমোদনের জন্য কেবল পরিচালকের দায়িত্বশীল হওয়া উচিত।
- অগ্রিম রিপোর্টটি সেই কর্মচারী দ্বারা পূরণ করা হয়েছে যিনি এই অর্থ ব্যয় করেছিলেন। এছাড়াও, কোনও অ্যাকাউন্টেন্ট দ্বারা অবশ্যই কিছু তথ্য প্রবেশ করতে হবে।
নিম্নলিখিত তথ্য অগ্রিম রিপোর্টে নির্দেশিত করা উচিত:
- যে সংস্থাটি এই কর্মচারীকে অর্থ জারি করেছে সে সম্পর্কে তথ্য।
- সংস্থা থেকে তহবিল প্রাপ্ত কর্মচারীর সম্পর্কে ডেটা।
- যে উদ্দেশ্যে আপনি সংস্থার কোনও কর্মচারীকে অর্থ সরবরাহ করতে হবে
- পরিমাণ।
- নিশ্চিতকরণ সহ সমস্ত ব্যয়ের ডেটা।
- তহবিলের ভারসাম্য, যদি থাকে।
শেষে, অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কর্মচারী ও কর্মচারীদের দ্বারা স্বাক্ষর রাখা হয়, যারা এই অর্থ জারি করে এবং বাকী টাকা পেয়ে থাকে received
অগ্রিম বিবৃতিতে কোনও স্ট্যাম্প লাগানোর দরকার নেই। এটি কারণ নথিটি অভ্যন্তরীণ because এবং সংগঠনের বাইরে যায় না। তদ্ব্যতীত, ২০১ since সাল থেকে সমস্ত আইনী সত্তা, এবং কেবলমাত্র পৃথক উদ্যোক্তাদেরই নয়, তাদের স্ট্যাম্প এবং সিলগুলি সহ তাদের নথির অনুমোদনের অধিকার রয়েছে।
প্রতিবেদনটি একক অনুলিপিতে পূর্ণ। এটি প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের অংশ এবং এটির নকশায় আপনার ভুল করা উচিত নয়। যদি কোনও কারণে দাগ বা ভুল ফিলিং এড়ানো সম্ভব না হয় তবে একটি নতুন ফর্ম নেওয়া এবং এটি একটি নতুন উপায়ে পূরণ করা ভাল।
কীভাবে ব্যয়ের প্রতিবেদন পূরণ করতে হয়
দেখে মনে হচ্ছে অভ্যন্তরীণ সংবহন জন্য এই জাতীয় গুরুত্বপূর্ণ নথি পূরণ করা খুব কঠিন হওয়া উচিত। তবে এটি মূলত ভুল। প্রথমবার এটি পূরণ করে, আপনার যদি পুনরায় পূরণ করার প্রয়োজন হয় তবে পরে আর কোনও অসুবিধা হবে না।
নিম্নলিখিত ক্রমে ডেটা অবশ্যই কর্মীর দ্বারা প্রবেশ করাতে হবে:
- সংস্থার নিবন্ধকরণ ডেটা ব্যবহার করে, ওকেপো কোড এবং এন্টারপ্রাইজের পুরো নাম প্রবেশ করানো হয়েছে।
- "অগ্রিম প্রতিবেদন" শিলালিপিটির পাশের কলামগুলিতে নথির নম্বর এবং তার প্রস্তুতির তারিখটি লিখতে হবে।
- ডানদিকে, কিছুটা মুক্ত, খালি জায়গা ছেড়ে রাখা আবশ্যক। এটি প্রতিষ্ঠানের প্রধানের রেকর্ডগুলির জন্য প্রয়োজন হবে: কথায় পরিমাণ, প্রতিবেদনের অনুমোদনের তারিখ এবং স্বাক্ষর।
- নীচে, পুরো লাইনে অগ্রিম অর্থ প্রাপ্ত কর্মচারী সম্পর্কে তথ্য রয়েছে। তিনি কোন স্ট্রাকচারাল ইউনিটে কাজ করেন, তার শেষ নাম, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা এবং অবস্থান নির্ধারণ করা প্রয়োজন। কর্মচারীর কর্মী সংখ্যাটিও নির্দেশিত এবং কেন অগ্রিমের প্রয়োজন হয়েছিল।
এটি ব্যয়ের প্রতিবেদনের প্রথম অংশটি সমাপ্ত করে। আরও, ফর্মটিতে দুটি সারণী রয়েছে। এর মধ্যে একটিতে যে কর্মচারী তহবিল পেয়েছিল তা পূরণ করে। আপনাকে অগ্রিম প্রদানের মোট পরিমাণ এবং যে মুদ্রায় এটি জারি হয়েছিল তা অবশ্যই লিখতে হবে। ব্যালেন্স বা ওভারস্পেন্ডিংয়ের পরিমাণ নীচে নির্দেশ করা উচিত।
দ্বিতীয় সারণি কোনও অনুমোদিত বিশেষজ্ঞের মাধ্যমে অ্যাকাউন্টিং বিভাগে সম্পূর্ণ হয়। এটিতে অ্যাকাউন্টিং অ্যাকাউন্টগুলি, উপ-অ্যাকাউন্টগুলি এবং তাদের মধ্য দিয়ে যাওয়া তহবিলের ডেটা থাকতে হবে। লেনদেনের কোড এবং সঠিক পরিমাণগুলি অবশ্যই নির্দেশিত হতে হবে।
টেবিলের নীচে, প্রতিবেদনের সাথে কয়টি দলিল সংযুক্ত রয়েছে এবং এই ডকুমেন্টগুলিতে কতগুলি পৃষ্ঠা রয়েছে তা নির্দেশ করা দরকার necessary
সমস্ত কলাম পূরণ করার পরে, দস্তাবেজগুলি অবশ্যই প্রধান হিসাবরক্ষক দ্বারা পরীক্ষা করা উচিত। ফলাফল অনুসারে, এজন্য অবশ্যই তাকে রিপোর্টিংয়ের পরিমাণটি একটি বিশেষ লাইনে নির্দেশ করতে হবে।
হিসাবরক্ষকের নীচে এবং প্রধান অ্যাকাউন্টেন্টকে অবশ্যই তাদের অনুলিপি সহ স্বাক্ষর করতে হবে। তদুপরি, অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কোনও কর্মচারীকে ভারসাম্য বা পুনঃব্যবস্থার পরিমাণ এবং নগদ অর্ডারের পরিমাণ নির্দেশ করা উচিত, যার মাধ্যমে এই পরিমাণটি পাস হয়েছিল। যে ক্যাশিয়ার ব্যালেন্স পেয়েছেন বা ওভারস্পেন্ডিংয়ের মতো একটি পরিমাণ ইস্যু করেছেন তাদেরও অগ্রিম বিবৃতিতে স্বাক্ষর করতে হবে।
আর্থিক প্রতিবেদনের পরবর্তী অংশটি আলোচনা সাপেক্ষে। এতে অবশ্যই ডকুমেন্টগুলি সম্পর্কিত সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য থাকতে হবে, যা নিশ্চিত করে যে তহবিলগুলি অনুরোধকৃত প্রয়োজনগুলিতে ব্যয় করা হয়েছিল। এই অংশে, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত তথ্য প্রবেশ করতে হবে:
- দস্তাবেজ জারি করা প্রতিটি সংস্থার বিশদ।
- প্রদান এর তারিখ.
- নাম।
- অর্থের সঠিক পরিমাণ।
- দস্তাবেজে নির্দেশিত পরিমাণ পোস্ট করা হয়েছে বলে গণনার সংখ্যা।
কর্মচারীকে অবশ্যই একটি বিশেষ লাইনে তার টেবিলে স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষর করতে হবে। সুতরাং, তিনি নির্দিষ্ট তথ্যের নির্ভুলতা নিশ্চিত করবেন।
ব্যয় রিপোর্টের চূড়ান্ত অংশটি হ'ল কাট-অফ অংশ। এটিতে অ্যাকাউন্টেন্টের একটি রশিদ রয়েছে, যা তিনি ব্যয় করা অর্থটি নিশ্চিত করে কর্মচারীর কাছ থেকে নথি পাওয়ার পরে পূরণ করেন। টিয়ার-অফ অংশে, এটি নির্দেশ করা দরকার:
- কর্মচারী সম্পর্কে তথ্য (পুরো নাম)
- প্রতিবেদন সংখ্যা এবং ইস্যু তারিখ।
- কথায় কথায় পরিমাণ যা কর্মীর কাছে জারি করা হয়েছিল।
- প্রতিবেদনের নথিগুলির সংখ্যা প্রমাণ করে।
তার পরে, অ্যাকাউন্টিং অফিসার তারিখ এবং স্বাক্ষর রাখে। পৃথকযোগ্য অংশটি অবশ্যই প্রাপ্ত তথ্যের প্রমাণ হিসাবে কর্মীর হাতে হস্তান্তর করতে হবে।
