অফিসের কাজ - GOST আর 51141-98 "অফিস ওয়ার্ক এবং আর্কাইভাল ব্যবসা দ্বারা নিয়ন্ত্রিত এই নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের পরিচালনার জন্য ডকুমেন্টস এবং ডকুমেন্টেশন সহায়তা সহ কাজ করুন। শর্তাবলী এবং সংজ্ঞা". অফিস ওয়ার্কের সংগঠন হ'ল এন্টারপ্রাইজের বর্তমান ক্রিয়াকলাপগুলিতে নিবন্ধকরণ, সঞ্চয় এবং আগমনকারী, বহির্মুখী এবং অভ্যন্তরীণ দলিলগুলির ব্যবহারের সংগঠন।
নির্দেশনা
ধাপ 1
অফিসের কাজগুলি সংগঠিত করার সময়, আপনার উদ্যোগ, সংস্থা, ভৌগোলিকভাবে দূরবর্তী বিভাগগুলি বা শাখাগুলি স্থিত করে নিন কিনা এই সিদ্ধান্তটি বিবেচনায় রাখুন এবং এই বিভাগগুলির সাথে যোগাযোগের জন্য একটি ব্যবস্থা সরবরাহ করুন। নিবন্ধকরণ এবং কাগজপত্রের সময় সমস্যাগুলি এড়াতে তাদের অফিস অফিসের সিস্টেমটি প্রধান কার্যালয়ের সাথে সমান হওয়া উচিত।
ধাপ ২
অফিসের কার্যধারাগুলির বিদ্যমান ফর্মগুলির মধ্যে আপনি কীটি ব্যবহার করবেন তা ভেবে দেখুন: কেন্দ্রীভূত, মিশ্র বা বিকেন্দ্রীভূত। তাদের পছন্দটি এন্টারপ্রাইজের কাঠামো (ভৌগোলিকভাবে দূরবর্তী মহকুমা রয়েছে কিনা) এবং অফিস পরিচালন পরিষেবার প্রযুক্তিগত সরঞ্জাম দ্বারা নির্ধারিত হয়। যদি এই পরিষেবা সংখ্যায় অল্প হয় এবং প্রযুক্তিগতভাবে সরবরাহ না করা হয়, তবে এর ক্রিয়াকলাপগুলির কিছু অংশ মহকুমায় স্থানান্তরিত হয়। এক্ষেত্রে মিশ্র অফিসের কাজ হয়। যদি এই পরিষেবাটি সমস্ত প্রয়োজনীয় কর্মী, হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার দ্বারা সজ্জিত থাকে তবে রেকর্ড রক্ষার এই ফর্মটি কেন্দ্রীভূত হবে।
ধাপ 3
প্রতিটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটে, অফিসের কাজ সম্পাদন করবে এমন একটি বিশেষ স্টাফিং ইউনিট নির্বাচন করুন। যদি এটি সম্ভব না হয়, তবে অন্য একজন কর্মচারী নিয়োগ করুন যিনি তার প্রধান কাজের কর্তব্য সম্পাদনের জন্য একজন কেরানীর কার্যক্রমে মিলিত হবেন।
পদক্ষেপ 4
মামলার সংখ্যা এবং নামকরণ নির্ধারণ করুন, এতে আগত, বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণ সমস্ত নথি অন্তর্ভুক্ত থাকবে। এগুলি যদি কোনও উচ্চতর (পিতামাতার) প্রতিষ্ঠানের নথি হয়, তবে সেগুলি বিবেচনার জন্য মাথায় জমা দেওয়া হবে; অধীনস্থ সংস্থাগুলির নথিগুলি তাদের সাথে কাজের ভারপ্রাপ্ত উপপ্রধানের কাছে বিবেচনার জন্য জমা দিতে হবে। তদনুসারে, নাগরিকদের আপিলগুলি সেই উপ-জনকে নির্দেশ দেওয়া হয় যাকে জনসংখ্যার সাথে কাজ করার দায়িত্ব অর্পণ করা হয়।
পদক্ষেপ 5
সংবাদদাতাদের বৃত্ত চিহ্নিত করার পরে, একটি শ্রেণিবদ্ধ তৈরি করুন যার মাধ্যমে আপনি অবিলম্বে নির্ধারণ করতে পারবেন যে এই নথিটি কোন সংবাদদাতা গ্রুপের অন্তর্ভুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, সরকারী সংস্থাগুলির জন্য, উচ্চতর সংস্থার চিঠিগুলির জন্য কোড 01, এসাইন করুন - কোড 02, সরবরাহকারীদের জন্য - কোড 03, গ্রাহকদের জন্য - কোড 04 ইত্যাদি etc. এটি সংস্থার মধ্যে নথির প্রবাহকে প্রবাহিত করতে সহায়তা করবে।
পদক্ষেপ 6
কোন পত্রিকা বা কার্ডে নথির সংবহন পরিচালিত হবে তা নির্ধারণ করুন। উভয় ফর্ম বৈদ্যুতিন ডকুমেন্ট পরিচালনার জন্য বিশেষ প্রোগ্রামগুলিতে প্রয়োগ করা হয়। আপনি যদি এখনও এই জাতীয় প্রোগ্রাম ক্রয় করতে না পারেন তবে বৈদ্যুতিন নথির নিবন্ধকরণ জার্নালগুলি ব্যবহার করুন, সেগুলি এক্সেলে আঁকতে পারে।
