ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের জন্য স্বতন্ত্রতা প্রয়োজন, বিশেষত যখন সরবরাহকারীর কাছে চিঠি আসে তবে কারণ আপিলের কারণটি কেবল তার পক্ষ থেকে নয়, আপনার সংস্থার পক্ষ থেকেও দায়বদ্ধতাগুলি পূরণ করতে ব্যর্থ হতে পারে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
যদি কোনও সরবরাহকারীকে তার কাছ থেকে পণ্য অর্ডার দেওয়ার অভিপ্রায়ের সাথে যোগাযোগ করা আপনি যদি এই প্রথম হন তবে প্রতিষ্ঠানের স্ট্যান্ডার্ড শিপিং দাবি ফর্মটি ব্যবহার করুন। যদি এই বিবৃতিটি সংস্থার ওয়েবসাইটে বৈদ্যুতিনভাবে পোস্ট করা না হয় তবে একটি বিনামূল্যে শৈলীতে একটি চিঠি লিখুন।
ধাপ ২
বিভিন্ন প্রকারের পণ্যকে বিভিন্ন পরিমাণে অর্ডার দেওয়ার ক্ষেত্রে, প্রয়োজনে পণ্যের নাম, নিবন্ধ, রঙের ইঙ্গিত করে একটি সারণির আকারে অর্ডারটি দিন। আদেশকৃত পণ্যের জন্য অর্থ প্রদানের বাধ্যবাধকতাগুলি লিখুন, সরবরাহকারীকে আপনার সংস্থার বিশদ সরবরাহ করুন, এই তথ্যের উপর ভিত্তি করে সরবরাহকারী একটি চুক্তি তৈরি করবেন। চিঠির শেষে, পারস্পরিক উপকারী সহযোগিতার জন্য আপনার আশা প্রকাশ করুন।
ধাপ 3
যদি সরবরাহকারীকে আপনার চিঠিটি তার চুক্তিগত বাধ্যবাধকতাগুলির, তার ভুল চুক্তির, গ্রেড বা প্রকারের পণ্য বা পণ্য সরবরাহের দেরীতে সরবরাহের দেরিতে উদ্বিগ্ন হয়ে থাকে তবে "আমরা এই চিঠিটি দিয়ে আপনাকে অবহিত করছি …", "আমরা আপনাকে অবহিত করব" এই বাক্যাংশটি ব্যবহার করুন।.. "। আপনি যে শিপড আইটেমটি গ্রহণ করতে পারবেন না তার কারণ স্পষ্টভাবে বলুন। চুক্তি বা চুক্তি-প্রয়োগ দেখুন, যা সরবরাহকারী আপনাকে কত ইউনিট এবং কী ধরণের পণ্য প্রেরণ করবে তা নির্দেশ করে sent এই ক্ষেত্রে, সরবরাহকারী তার ভুল সংশোধন করা সহজ হবে।
পদক্ষেপ 4
যদি আপনার চিঠি চুক্তির মাধ্যমে প্রতিষ্ঠিত সময়সীমার মধ্যে পণ্যগুলির জন্য অর্থ প্রদানের অক্ষমতা নিয়ে উদ্বেগ প্রকাশ করে, তবে সরবরাহকারীকে সবচেয়ে মৃদুভাবে, তবে একই সাথে, সরকারী ফর্মকে অবহিত করুন। "অর্থ প্রদানের বিলম্বের জন্য আমরা ক্ষমা চাই …", "বর্তমান পরিস্থিতির কারণে আমরা বিলগুলি আগে পরিশোধ করতে পারি না …" এই বাক্যাংশটি ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 5
আপনি যখন তাকে theণ পরিশোধ করার ইচ্ছা করেন ঠিক তখনই পাল্টা দলটিকে বলুন এবং এই বাধ্যবাধকতাটি আপনার সংস্থা কর্তৃক পরিপূর্ণ হওয়ার নিশ্চয়তা দেওয়া হবে। চিঠির শেষে, আশা প্রকাশ করুন যে এই পর্বটি আপনার দীর্ঘমেয়াদী অংশীদারিত্বকে প্রভাবিত করবে না।
